アルバイトの募集、社員の募集を進めるにあたり
何をどうしたらいいのかわからないという方や、
具体的にどんな案内をすればいいかお悩みの方へ、
具体例を用いて電話応募の対応・WEB応募の対応を紹介いたします。

自社の状況にあった対応がベストではありますが、ぜひ参考にしてください。

応募者対応を行う前に決めるべきこと3点

求人広告を見て応募をしてくる方へ、
このお店・会社で働きたいと思ってもらうためには、
電話応募やWEB応募の方への対応は非常に重要です。

求職者が勇気を出して連絡をしてきたタイミングでの対応が、
そのまま面接まで進んでくれるかどうかの大きな分岐点になりますので、
忙しいときでもきちんと応募者への説明ができるよう、
事前に以下3点を決めておきましょう。

①担当者の役割決め

採用担当者と、それ以外の方との役割を明確にルール決めしましょう。
忙しい店舗では、採用担当者以外の方が電話の連絡を受けることもあるでしょう。
その場合に、あたふたと対応してしまうと応募者に不信感を与えてしまうこととなります。

ですので、下記のようなルールを決めておくと、スムーズに対応ができるでしょう。

■採用担当者：主に応対を担当し、〇時間以内の連絡を徹底する
□採用担当者以外：不意の応募者からの電話に対しては、以下のように応対する。

担当者：お電話ありがとうございます。〇〇店です。
応募者：求人を見てお電話をしました〇〇と申します。
　　　　担当の〇〇さんはいらっしゃいますか？
担当者：ご連絡ありがとうございます。
　　　　確認いたしますので、失礼ですがお名前をいただけますでしょうか。
応募者：〇〇と申します。
担当者：〇〇さんですね。確認いたしますので、少々お待ちください。
＜確認を実施＞
担当者：お待たせいたしました。ただいま担当の〇〇は＜〇〇＞中のため
　　　　折り返しご連絡をさせていただきます。
　　　　恐れいりますが、ご連絡先をいただけますでしょうか。
応募者：090-0000-0000です。
担当者：090-0000-0000ですね。
　　　　ご連絡の内容はアルバイトのご応募で間違いないでしょうか。
応募者：はい。
担当者：ありがとうございます。
　　　　担当の〇〇へ、〇〇さんからアルバイトのご応募で
　　　　お電話があった旨お伝えいたします。
　　　　〇日〇時までに折り返しするよういたしますので
　　　　よろしくお願いいたします。お電話ありがとうございました。
　　　　失礼いたします。

電話時点で、応募資格などについての質問があることも想定できます。
採用担当者以外では把握していない場合も多いと思いますので、
質問をいただいた場合はメモを取り、
折り返しの際に担当者から伝える旨を残しておくと丁寧です。

②対応スケジュールを決める

通常の業務が忙しい場合、スケジュールを決めておかないとつい後回しに設定しがちです。
そのため、応募があった場合は、即日対応をする。
なるべく面接日までの日にちを空けず設定をする。
など、ルールとして設定をしましょう。

すぐに働きたい応募者からすると、面接日までの期間が遠く設定された場合、
別のお店・会社に応募をしてしまう可能性があるため
なるべく「翌日～3日以内」で調整を行いましょう。

③対応フローや、マニュアルを設定する

電話応募の対応フローや、メール応募の対応フローを設定し
都度文章等を考える時間などを作らないよう、効率化を行いましょう。
応募者も意欲が高い状態でスムーズに対応してもらえることで、印象がよくなります。
以下具体例を出して説明していきます。

電話応募の対応フロー

突然の電話対応で慌てることがないように、事前に聞く内容を決めます。
応募者側も緊張しているため、わかりやすく、明確に伝えることを心がけましょう。

■項目
・どんな目的で連絡をいただいたのか。
アルバイト面接希望か、応募条件での連絡か、
電話の目的をはっきりさせ応対をしましょう。

・応募書類の準備について 履歴書や、職務経歴書など、必要な応募書類を伝えましょう。
事前に送っていただく場合は、応募者に調べてもらうのではなく、住所をきちんと伝えます。
また、受付期限を設定し、いつまでに送ってもらえるかを確認しましょう。

・面接日について 応募者の都合に合わせ日程を調整しましょう。
店舗の入り方などが複雑な場合、入り方や、
どのように声掛けをしてもらえるとスムーズかを伝えておきましょう。
入口の説明が口頭での説明が難しいようなら、
メールアドレスを教えてもらい、地図などを添付すると
印象の良い対応になります。

■電話応募の対応例

担当者：お電話ありがとうございます。〇〇店です。
応募者：求人を見てお電話をしました〇〇と申します。
　　　　担当の〇〇さんはいらっしゃいますか？
担当者：ご連絡ありがとうございます。私が〇〇です。
　　　　アルバイトのご応募でしょうか。
応募者：アルバイト応募です。
担当者：ご応募ありがとうございます。どちらの求人からのご応募でしょうか。
応募者：■■をみて応募させていただきました。
担当者：■■をみてのご応募ですね。ありがとうございます。
　　　　アルバイトの応募とのことでしたが、どちらの職種での
　　　　ご応募になりますでしょうか。
応募者：△△での応募になります。
担当者：承知いたしました。それでは、面接日の調整をさせていただきます。
　　　　念のため改めてフルネームでお名前とお電話番号を
                  教えていただけますでしょうか。
応募者：〇〇〇〇と申します。電話番号は090-0000-0000です。
担当者：ありがとうございます。
                  〇〇〇〇さん、電話番号は090-0000-0000ですね。
応募者：はい。
担当者：面接に際して、面接日の調整をさせていただきたいのですが、
                  いま5分程度お時間よろしいでしょうか。
                  難しいようでしたらメールアドレスを教えていただき、
                  メールでご案内いたします。
応募者：時間は大丈夫です。
担当者：ありがとうございます。それではまず面接日についてですが、
                  明日の15時はご都合いかがでしょうか。
応募者：今週中が難しく、来週の〇日15時はどうでしょうか。
担当者：承知いたしました。来週の〇日15時にお願いいたします。
                  履歴書を持参いただきたいので当日までにご準備をお願いできますでしょうか。
応募者：わかりました。
担当者：また、当日は店舗入り口の右の青いドアから呼び鈴を鳴らして入っていただき、面接で〇〇宛で来た旨をお伝えいただきたいのですが、わかりますでしょうか。
応募者：すいません。わからないです。
担当者：それでは、メールにて地図をお送りできればと思いますので、
                  メールアドレスを教えていただけますでしょうか。
応募者：〇〇＠〇〇.co.jpになります。
担当者：ありがとうございます。〇〇＠〇〇.co.jpですね。
                  ご応募の内容と、地図のご案内を送りますので、
                  よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。
応募者：失礼します。

メール応募の対応フロー

メールでの対応の場合、事前に応募職種などがわかる場合がほとんどですので
面接日の設定などを目的にメールを送りましょう。

何度もメールでのやり取りを行うと、応募者にも負担をかけてしまうため、
なるべく1～2通でやり取りが終わるように簡潔に、情報が網羅しているメールを送ります。

■メール応募の対応例

電話と同様で、聞いておくべき項目を踏まえ、
メールのテンプレートを作成しておくと便利です。
今すぐ使えるテンプレート例を記載いたしますので、
参考にしてください。

件名：ご応募ありがとうございます。
内容： 〇〇様 △△店の採用担当〇〇と申します。

この度はご応募ありがとうございます。
まずは面接を通して、お話を伺えればと思いますので 早速ではございますが、日程の調整をお願いいたします。

・〇月〇日（月）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（火）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（火）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
ご都合が合わないようでしたら、候補日を2～3つ頂けますと幸いです。

【面接場所】千葉県、〇〇町、〇〇番
【入口】店舗入り口の右の青いドア
【持ち物】筆記用具、履歴書
　※〇日以降で調整いただく場合、〇〇日までに履歴書を【面接場所】宛でお送りください。
　　当日は私、〇〇まで、面接できた旨お伝えください。
【緊急連絡先】090-0000-0000
【地図】URL

当日は、〇〇さんの人柄などを知りたいので リラックスしてお越しください。

それでは、日程のご確認をお願いいたします。

採用担当：〇〇

捉えておくべき要点

電話、メールともに、早急且つ丁寧な対応が信頼を獲得するために必要です。
情報の行き違いが起こらないよう、簡潔に、明確に情報を伝えましょう。
しかし、あまりにも業務的なやり取りだけでは
緊張している応募者が萎縮してしまうこともあるため、
たとえ忙しくとも、イライラの感情は出さず、
一言、応募に対して感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

応募者へスケジュールのリマインド

一度決まった面接日も、リマインドをするよう心がけましょう。

そうすることで、ドタキャンや日付・時間間違えを防止することができます。
電話、メールそれぞれの例を記載します。

＜電話の場合＞

担当者：〇〇店採用担当の〇〇です。面接について、日程変更の必要はないか確認でお電話させていただきました。〇日〇時に当店にお越しいただくのは問題なさそうでしょうか。
応募者：ありがとうございます。問題ないです。
担当者：わかりました。それでは、〇日〇時はリラックスしてお越しください。よろしくお願いします。失礼します。
応募者：ありがとうございます。失礼します。

＜メールの場合＞

件名：〇日〇時の面接について
内容： 〇〇様 △△店の採用担当〇〇です。

この度はご応募ありがとうございます。
〇日〇時の面接につきまして、再度ご連絡させていただきます。

【日時】〇月〇日（火）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
【面接場所】千葉県、〇〇町、〇〇番
【入口】店舗入り口の右の青いドア
【持ち物】筆記用具、履歴書
　当日は私、〇〇まで、面接できた旨お伝えください。
【地図】 URL
【緊急連絡先】090-0000-0000

当日お越しいただくのが遅れてしまう場合などは、ご一報ください。

まとめ

応募者対応について、いくつか例を用いて紹介いたしました。
いかがでしょうか。

良い出会いを逃さないため、ご紹介した内容を踏まえ対応を進めていただけると、
みなさんにとっても、応募者にとっても良い結果につながると考えております。


弊社では延べ5,000社に及ぶ企業様・店舗様の人材採用をお手伝いしてきた実績から
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